Jedes Jahr liegt sie im Briefkasten – die Nebenkostenabrechnung. Meist sind Skepsis, ein tiefer Seufzer und bei der derzeitigen Entwicklung der Preise hohe Nachzahlungen die Folge. Doch bei den horrenden Betriebskosten, die Wohnungsnutzende jährlich zahlen sollen, schleichen sich gelegentlich formelle Fehler ein. Daher sollten Sie Ihre Nebenkostenabrechnung genau unter die Lupe nehmen: Dürfen die gelisteten Kosten berechnet werden? Sind Kosten im Vergleich zum Vorjahr auffällig gestiegen? Oder gar Ihnen unbekannte Kostenpunkte hinzugekommen?
Setzen Sie sich einmal aufmerksam mit Ihrer Abrechnung auseinander. Dann verstehen Sie die Kosten-Aufgliederung genau und können prüfen, ob sich Fehler eingeschlichen haben. Räumen Sie die Skepsis beiseite. Sparen Sie im nächsten Jahr Zeit, die Betriebskostenabrechnung zu verstehen – und zu prüfen.
Die wichtigsten Fachbegriffe
Ob Mieter oder Eigentümer – solange Sie in einer Wohnung leben, erhalten Sie jährlich Ihre Nebenkostenabrechnung. Doch bevor wir klären, welche Fristen eigentlich gelten oder wann eine Verjährung greift, klären wir die wichtigsten Begriffe. Sie kennen sich aus? Dann springen Sie zum nächsten Absatz „Nebenkostenabrechnung: was, wann & wie?” vor.
- Nebenkosten: Die Nebenkosten fallen zusätzlich zur Hauptmiete für eine Immobilie an. Betriebskosten wie Heizkosten, der Wasserverbrauch oder das Facility Management (Gebäudereinigung, Gartenpflege u. v. m.) zählen dazu. Prüfen Sie in Ihrem Mietvertrag, was die Vereinbarung über die Betriebskosten – dem § 556 im BGB entsprechend – genau festhält.
- Nebenkostenvorauszahlung: Die Nebenkostenvorauszahlung ist ein monatlich zu zahlender Betrag, der zur Abdeckung der voraussichtlichen Nebenkosten dient. Am Ende eines Abrechnungszeitraums wird dieser mit den tatsächlichen Nebenkosten verrechnet. Achten Sie darauf, dass Ihre Vorauszahlungen auf der Abrechnung angegeben sind. Ansonsten ist diese formell unwirksam.
- umlagefähig: Die Betriebskostenabrechnung listet Hausmeisterkosten, aber keine Mietverwaltung. Warum? Es gibt Aufwände, die ein Eigentümer auf seine Mieter laut Mietrecht umlegen kann. Andere Betriebskosten sind nicht umlagefähig. Welche das genau sind, wurde vom Bundesgerichtshof (BGH) in mehreren Urteilen festgelegt.
- Wohneinheit: Eine Einheit, die eigenständig bewohnt werden kann: Eine Wohnung, ein Apartment oder ein Haus. Eine Immobilie kann aus mehreren Wohneinheiten bestehen.
- Umlageschlüssel: Der Umlageschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten der Nebenkosten einer Immobilie auf die Wohneinheiten verteilt werden. Daher wird der Umlageschlüssel häufig auch Verteilerschlüssel genannt. Der jeweilige Anteil wird nach Wohnfläche, Personenanzahl oder Miteigentumsanteil bestimmt. Der entsprechende Faktor muss auf der Nebenkostenabrechnung angegeben sein.
- Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum definiert, von wann bis wann Betriebskosten abgerechnet werden. Häufig ist hier auch die Rede von einer Abrechnungsperiode. Der Zeitraum umfasst 12 Monate. Der Vermieter oder Eigentümer muss eine Abrechnungsfrist von 12 Monaten des Folgejahres einhalten.
- Widerspruchsfrist: Entdecken Mieter einen Fehler auf Ihrer Nebenkostenabrechnung, haben Sie eine Widerspruchsfrist von bis zu 12 Monaten nach Zustellung der Abrechnung.
Nebenkostenabrechnung: was, wann & wie?
Die Nebenkostenabrechnung enthält die jährliche Aufstellung der Betriebskosten, die ein Eigentümer auf bewohnte Einheiten umlegt. Üblicherweise listet der Mietvertrag die spezifischen Kosten genau auf. Das ist bei Ihnen nicht der Fall? Alternativ könnten Sie einen Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung vorfinden.
Wohnungsnutzende halten die Abrechnung oft mit gemischten Gefühlen in den Händen halten: Die Nachzahlung ist unerwartet hoch, einige Kostenpositionen sind zu undurchsichtig, der Umlageschlüssel nicht explizit vermerkt. Wenn Sie als Mieter die Nebenkostenabrechnung verstehen und prüfen wollen, ist eine gute Vorlage Gold wert. Sie können Fehler leichter erkennen und nachvollziehen, welche Kosten tatsächlich anfallen.
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Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Nebenkosten und Betriebskosten meinen dasselbe: wiederkehrende Kosten, die beim Immobilieneigentümer durch Gebrauch der Wohneinheiten anfallen. § 556 im BGB hält fest, dass der Eigentümer diese Kosten zum Teil auf Mieter umlegen kann. Die Aufwände fallen zusätzlich zur Kaltmiete an, weshalb die Nebenkosten von Wohnraum häufig als “zweite Miete” bezeichnet werden.
Die Nebenkostenabrechnung für Mieter listet nun die Gesamtkosten von Haus und Wohnung auf. Wohnen Sie in einem Mehrfamilienhaus, ist es besonders wichtig, dass der Anteil pro Mieteinheit aufgeschlüsselt wird. Sie haben eine Nebenkostenvorauszahlung geleistet? Je nach Abrechnung müssen Sie nun eine Nachzahlung leisten oder bekommen aufgrund geringen Verbrauches eine Erstattung.
Welche Fristen gelten?
Jede Nebenkostenabrechnung muss einen Abrechnungszeitraum abbilden. Meist beläuft sicher dieser auf 12 Monate. Diese können entweder mit dem Kalenderjahr oder jeweiligen Mietbeginn ansetzen:
- Bis wann muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung dem Mieter mitteilen?
Nach Abrechnungszeitraum hat der Eigentümer 12 Monate des Folgejahres Zeit, dem Wohnungsnutzenden eine Abrechnung zuzustellen. Diese Regelung ist verbindlich. Sie kann demzufolge nicht individuell vertraglich angepasst werden. Falls notwendig, dürfen in den 12 Monaten Korrekturen an der Abrechnung vorgenommen werden. Hält der Vermieter die Abrechnungsfrist nicht ein, ist die Betriebskostenabrechnung nicht mehr rechtskräftig. - Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vom Wohnungsnutzenden bezahlt werden?
Liegt die Abrechnung im Postfach, sind die Nachzahlungen innerhalb von 30 Tagen zu zahlen. Hegen Sie den Verdacht, dass sich Fehler eingeschlichen haben, können Sie die Betriebskosten unter Vorbehalt zahlen. Insgesamt haben Sie ein Jahr Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und ggf. Widerspruch einzulegen. - Was kann der Mieter tun, wenn der Vermieter keine Nebenkostenabrechnung erstellt?
Wohnungsnutzende haben das Recht, die Nebenkosten in einer Abrechnung einzusehen. Stellt der Vermieter oder Eigentümer keine Betriebskostenabrechnung aus, sollte der Wohnungsnutzende das Zurückbehaltungsrecht aussprechen. Das bedeutet, dass der Mieter bis zur Ausstellung der Betriebskostenabrechnung, keine Nebenkostenvorauszahlung tätigen muss.
Generell sind Wohnungsnutzende und Vermieter bzw. Eigentümer an die Verjährungsfrist gebunden: Sie gibt den Zeitrahmen an, innerhalb dessen Forderungen aus der Abrechnung geltend gemacht werden können. Diese beläuft sich auf drei Jahre nach Ausstellung der Abrechnung. Für den Vermieter bedeutet das, dass er innerhalb dieser Frist eventuelle Nachzahlungen vom Mieter einfordern muss. Der Mieter kann innerhalb dieser Zeit zu viel gezahlte Beträge zurückfordern. Nach Ablauf der drei Jahre sind solche Ansprüche verjährt. Sie können in der Regel nicht mehr geltend gemacht werden.
Wie ist eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut?
Neben den Fristen müssen mit der Abrechnung natürlich auch formale Anforderungen eingehalten werden. Auf den ersten Blick sieht die Kostenaufstellung in der Abrechnung ziemlich kleinteilig aus. Tatsächlich sollte die Abrechnung allerdings so aufgestellt sein, dass die Gesamtkosten leicht nachvollziehbar sind. Dafür sind die Werte meist tabellarisch geordnet. Die Spalten gliedern Betriebskosten wie Heiz-, Wasser- und Stromverbrauch, Wartungen oder Hausmeisterkosten auf. Eine Vorlage bzw. ein Muster kann Ihnen helfen, sich auf dem Dokument zur orientieren.
Halten Sie als Erstes nach dem Abrechnungszeitraum Ausschau. Außerdem sollten der Umlageschlüssel, Ihr eigener Kostenanteil und die bereits geleisteten Vorauszahlungen ersichtlich sein. Für den Umlageschlüssel finde Sie beispielsweise eine Information wie “Wohnungen nach Fläche in m2” auf der Abrechnung.
Sicher ist sicher: Abrechnung verstehen & prüfen
Wie bereits erwähnt haben Sie nach Erhalt 12 Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Entdecken Sie Fehler, können Sie Nachzahlungen anfechten.
Mit unserer Checkliste können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen:
- Die Nebenkostenabrechnung erscheint übersichtlich
- Der Abrechnungszeitraum ist erkenntlich & korrekt
- Die Abrechnungsfrist wurde vom Zahlungssteller eingehalten
- Die Kostenpunkte sind transparent gelistet
- Die Gesamtkosten sind genannt
- Der Verteilerschlüssel wird kommuniziert
- Der Eigenanteil an den Gesamtkosten ist ersichtlich
- Die Kosten sind entsprechend dem im Mietvertrag festgelegten Wohnraum in m2 berechnet
- Die Umlage der Betriebskosten ist korrekt (die gelisteten Zahlungen sind umlagefähig)
- Geleistete Vorauszahlungen sind vermerkt
Sicher ist sicher: Abrechnung verstehen & prüfen
Wann wenden sich Mieter an die Hausverwaltung? Meistens, wenn in der Wohnung etwas kaputt ist … oder unerwartete Zahlungen intransparent sind. Die Nebenkostenabrechnung kann also ein Reibungspunkt darstellen, der sich alle Jahre wiederholt. Um Stress zu mindern, zeigen wir Ihnen jetzt häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen auf. Diese können – unbeabsichtigt – immer mal vorkommen. Doch als Wohnungsnutzender können Sie auch Sparpotenziale aufdecken.
Welche Nebenkosten dürfen abgerechnet werden?
Welche Nebenkosten auf Mieter bzw. Wohnungsnutzende umgelegt werden können, hat der BGH genau festgelegt. Mehrere Beschlüsse definieren:
- Müllabfuhr & Kontrolle der Mülltrennung
- Wartungen wie die Kontrolle von Rauchmeldern
- Betriebskosten über Heiz, Strom- und Wasserverbrauch
- Gebäudereinigung, Gartenpflege, Be- & Entwässerung
- Hausmeisterkosten – ACHTUNG: Übernimmt der Hausmeister zusätzliche Arbeiten wie die Reinigung oder die Gartenpflege, dürfen diese Betriebskosten nicht zusätzlich gelistet werden
- Straßenpflege & Baumfällarbeiten
- Hausbeleuchtung
- Aufzugskosten
- Kosten für einen Schornsteinfeger
- Grundsteuer
- Sach- & Haftpflichtversicherung
- Sonstige Betriebskosten
Zusammenfassend darf der Vermieter wiederkehrende Kosten umlegen, die zur ordnungsgemäßen Nutzung des Wohnraums beitragen.
Welche Mietnebenkosten sind nicht umlagefähig?
Das ist eine Frage, die sich Mieter häufig stellen. Zu den Betriebskosten, die nicht umgelegt werden dürfen, zählen:
- Instandhaltungs- & Reparaturkosten
- Verwaltungskosten
- Anschaffungskosten z. B. für die Gartenpflege
- Grunderwerbs- oder Einkommenssteuer
- Abschreibungskosten
- Rechtsschutz
- Hausratversicherung
Sie sind sich weiterhin unsicher, ob Ihre Abrechnung korrekt ist? Lassen Sie sie innerhalb der 12 Monate Widerspruchsfrist professionell checken. Wir sind uns auch sicher: Ihre Hausverwaltung steht bei Fragen zur Seite. Um immer für Sie erreichbar zu sein, arbeitet EichenGlobal beispielsweise mit einem Online-Portal und Ticket-System. So gehen keine Anfragen unter und wir können schnellstmöglich unterstützen.
Nebenkostenabrechnung prüfen: Das Wichtigste in 6 Sätzen zusammengefasst
Weil die Nebenkostenabrechnung meist schon kompliziert genug erscheint, fassen wir das Wichtigste in Kürze zusammen. Sie werden merken: Einmal verstanden, können Sie Ihre Betriebskosten schnell kontrollieren. Los gehts:
Die Nebenkostenabrechnung – auch Betriebskostenabrechnung genannt – ist eine jährliche Aufstellung der Gesamtkosten einer Immobilie. Sie trägt die Nebenkosten einer Abrechnungsperiode von 12 Monaten zusammen. Dabei wird aufgezeigt, wie sich die Betriebskosten auf Eigentümer und einzelne Wohneinheiten verteilen. Halten Sie eine Nebenkostenabrechnung in den Händen, prüfen Sie, ob die gelisteten Kostenpositionen umlagefähig und korrekt berechnet sind. Dabei ist besonders wichtig, dass formale Daten transparent aufgezeigt werden. Dazu zählen beispielsweise der Abrechnungszeitraum, eventuell getätigte Nebenkostenvorauszahlungen oder der Umlageschlüssel.
